La digitalización es la transformación de procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Por ejemplo, el escaneo de documentos de papel o el uso del almacenamiento en la nube para guardar todos los archivos importantes eliminan la necesidad de archivadores físico que ocupan espacio y restan a la sustentabilidad de la empresa.
Las razones principales (y beneficios) para volverse digital son:
• Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo
Permitir acceder a mails, documentos, imágenes incluso registros en cualquier momento y lugar, simplifican las rutinas. Guardar los documentos en línea en la nube y acceder a ellos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo incrementa la agilidad en la ejecución de los procesos. Incluso si estás sin conexión, igualmente puedes trabajar en ellos.
• Simplifica el intercambio de documentos
Compartir documentos, imágenes, registros a través de la nube simplifica la interacción de las personas aportando eficiencia a la hora de gestionar procesos administrativos sin depender de que llegue un correo electrónico con la información solicitada y evita duplicaciones por reenvío de las mismas.
El acceso de la información en línea permite gestionar de forma colaborativa y remota los documentos que se encuentran en formato digital salvando distancias y usos horarios.
• Es más ecológico y rentable
Como todo está en línea, la necesidad del uso de impresoras, papel para imprimir y otros insumos queda exclusivamente limitado para presentaciones que así lo requieran.
Permite ahorrar dinero y espacio físico haciendo un negocio más sustentable.
• Es más seguro
Los archivos digitales son más seguros ya que con ellos se evitan accidentes que deterioren el documento o simplemente que los afecte el paso del tiempo. Gracias a las características de seguridad cibernética a través de la protección de contraseñas, permite establecer un límite de tiempo para el acceso de las personas.
• Fácil organización
Es probable que incluso el mejor sistema de archivado no sea tan eficaz como uno digital. La búsqueda rápida, puede ayudarte a encontrar tus documentos según el nombre de archivo. Con el Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), esta tecnología inteligente busca entre los datos digitalizados de los documentos escaneados para reconocer palabras y unirlas a tus términos de búsqueda. Esto es mucho mejor que buscar a mano entre pilas y pilas de facturas.
• Siempre está disponible
Obtener una firma en un documento ya no necesita reunir al equipo de trabajo ni organizar una reunión para plasmar la tinta en el papel; simplemente, usar las firmas electrónicas y los documentos compartidos para realizar trabajos importantes, sin que la logística interrumpa tus procesos internos.
• Es clave para la experiencia del cliente
Tanto un negocio pequeño o incluso un negocio grande, la reputación y sentido de confiabilidad dependen de la calidad de la oferta. Esto no solo se refiere al servicio o producto que vendes, sino a los estándares que tienes en tu administración y correspondencia.
Para atraer clientes y garantizarles una compañía proactiva, moderna y eficaz, vuélvete digital.