Si se tienen las herramientas adecuadas, la automatización de procesos puede ser sorprendentemente fácil y puede ofrecer beneficios importantes. Entender estos beneficios ayudará a tener una base sólida para implementar un proyecto de automatización de operaciones.
Los beneficios principales de la automatización de operaciones son: reducción de costos, aumento de la productividad, disponibilidad, confiabilidad y rendimiento.
1. Reducción de costos
La automatización tiene muchos beneficios y éste es uno de los principales. Cada Negocio enfrenta presión global para aumentar su rentabilidad. Un enfoque para conseguirla es la reducción de costos.
Un software de automatización es un enfoque mejor y más inteligente para contener y reducir costos. La oportunidad más grande que presenta es la de aumentar el servicio al cliente (usuario final) mientras que se reducen los costos sistemáticamente. La Dirección a menudo pasa por alto este potencial de ahorro. La mayoría de los servidores modernos tienen un costo operativo bajo, y el costo total de propiedad ha disminuido.
2. Aumento de la productividad
El segundo gran beneficio de la automatización de procesos y tareas es un notable aumento de la productividad. A medida que las necesidades de tecnología de una organización crecen, la productividad se transforma en una preocupación mayor.
La proliferación de softwares de productividad de escritorio ha generado logros sustanciales en la oficina y entornos de Recursos Humanos.
A medida que las personas usan más a las computadoras, le piden mayores demandas al sistema. Más usuarios generan más trabajos. A pesar de la tendencia de ir hacia las transacciones online y sistemas cliente/servidor, las cargas de trabajo por lote continúan en crecimiento. Los trabajos por lote aún consumen la mayor parte del tiempo del CPU, y en los grandes Negocios, se agregan trabajos constantemente.
3. Disponibilidad
La disponibilidad es el tercer gran beneficio de la automatización de procesos. Las empresas dependen cada vez más de las computadoras. Los negocios diarios rutinariamente se llevan a cabo mediante sistemas online: carga de órdenes de compra, reservas, instrucciones de montaje, órdenes de envíos… y la lista continúa.
Hoy, con el alto volumen de computación en la nube, la interrupción de los sistemas críticos puede costar millones en ingresos perdidos, así como también dañar la reputación de la compañía.
Una ventaja clave de la automatización es la capacidad de automatizar sus sistemas de guardado y recuperación, para garantizar la protección contra potenciales desastres, como la pérdida de disco, o daños inadvertidos a los objetos del sistema causados por un error humano.
En un entorno en red, la gestión centralizada también tiene sentido. Los recursos remotos pueden resolver problemas de Negocio cuando un solo operario observa funciones críticas en toda la red a través de una consola central.
4. Confiabilidad
La productividad es un beneficio obvio de la automatización. Sin embargo, la confiabilidad es la verdadera joya de la corona. Es la piedra angular de cualquier buen departamento de operaciones de IT, y sin ella se genera confusión, caos y usuarios descontentos.
Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no sean olvidados ni se ejecuten fuera de secuencia, que los datos que se ingresen sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento especial que se sea necesario.
Todos estos tipos de errores ocurren en organizaciones que tienen una locación única. Ahora, imagine una red de múltiples sistemas, geográficamente dispersos, que incluye múltiples Sistemas Operativos, problemas de comunicación, procesamiento integrado de redes de área local y PCs conectadas. La chance de errores aumenta exponencialmente. La única forma de hacer que este tipo de entorno funcione es mediante la automatización de operaciones.
5. Rendimiento
El quinto beneficio de la automatización de procesos se relaciona con una mejoría notable en el rendimiento. Cada compañía desea que su entorno rinda a pleno. Pero, en realidad, es más probable que esté sobrecargado de trabajo. A pesar de que los avances en la computación los hacen más rápidos y menos costosos cada año, las demandas siempre los tienen trabajando a toda capacidad y, eventualmente, exceden el nivel de capacidad que la infraestructura informática tiene. Eso deja a muchas empresas con el deseo de mejorar el rendimiento de su sistema.